becomo.DOKUMENT
System wspierający obieg dokumentów w instytucji lub firmie spełnia niezwykle istotną rolę: porządkując i organizując pracę.
becomo.DOKUMENT składa się z dwóch zintegrowanych części:
- elektronicznego repozytorium dokumentów i informacji,
- opisu procesów obiegu dokumentów zapewniającego powtarzalność procedur.
Dokumenty wprowadzane są do systemu wielokanałowo i umieszczane (gromadzone) w centralnym repozytorium danych. Dostęp do dokumentów zależny jest od zdefiniowanych uprawnień oraz stanu (statusu) dokumentu.
Opisanie procesów obiegu dokumentów niesie za sobą standaryzację i powtarzalność, a dzięki stałemu monitorowaniu miejsca dokumentu w procesie pozwala na wcześniejsze ostrzeganie i eskalację w przypadku zbliżającego się terminu zakończenia danego etapu. W rezultacie każdy powtarzający się proces zrealizowany jest w zaplanowanym terminie, zapewniając tą samą wysoką jakość pracy.
Dzięki podejściu procesowemu i standaryzacji procedur becomo.DOKUMENT wspiera wdrażanie oraz późniejsze funkcjonowanie systemu zarządzania jakością ISO 9000. Diagnozowanie wąskich gardeł w poszczególnych etapach procesu jest narzędziem wspierającym optymalizację istniejących procesów, skutkując większą efektywnością działania przedsiębiorstwa.
Istnieje możliwość zaimplementowania w systemie obiegu dokumentów elektronicznego podpisu.
Największym problemem dla przedsiębiorstwa zaczyna być nie niedobór informacji, lecz ich nadmiar oraz trudność z ich optymalnym gromadzeniem i użytkowaniem.
Podstawowe korzyści z wykorzystania systemu:
- uporządkowanie obiegu dokumentacji w firmie - dzięki zmniejszeniu czasu niezbędnego na wyszukiwanie, zapewnienie powtarzalności procesów obiegu dokumentów oraz eliminację przypadków zagubienia lub zniszczenia wersji papierowej,
- obniżenie kosztów - przechowywanie dokumentu w centralnym repozytorium, kategoryzowanie, historia i aktualny stan ułatwia wyszukiwanie i udostępnianie dokumentów właściwych dla danego pracownika,
- oszczędność czasu - natychmiastowy dostęp do wersji elektronicznej (z zachowaniem uprawnień), intuicyjne wielopoziomowe wyszukiwanie, możliwość pracy grupowej oraz zdefiniowane procedury skracają czas niezbędny do wykonania danego zadania,
- podniesienie efektywności pracy - błyskawiczny dostęp do dokumentów powiązanych z danym zadaniem, historią działań, obecnym statusem motywuje do efektywnej pracy. Dodatkowo pozwala na lepsze planowanie pracy i eliminuje źródła najczęściej popełnianych błędów, a także eliminuje możliwość wyparcia się działań pracownika z danym dokumentem,
- kontrola jakości pracy - dzięki monitorowaniu stanu procesów i czasu przewidzianego na realizację konkretnych zadań oraz notyfikacji i eskalacji,
- wyeliminowanie lub ograniczenie dokumentacji papierowej - dokumenty w postaci elektronicznej nie muszą być drukowane a dokumenty papierowe po zeskanowaniu i wprowadzeniu do bazy danych dokumentów (repozytorium) podlegają obiegowi w wersji elektronicznej,
- łatwiejsze zarządzanie - dzięki elastycznemu modułowi raportów i analiz kierownictwo ma dostęp do zawsze aktualnych informacji dotyczących prowadzonych działań, ich statusów, kroków, terminów zakończenia itp. Dzięki rzetelnym danym można optymalizować działalność przedsiębiorstwa oraz podejmować decyzje zwiększające efektywność firmy,
- współpraca z innymi systemami - becomo.DOKUMENT może zostać zintegrowany z innymi systemami działającymi w firmie lub instytucji takimi jak: system finansowo-księgowy, CRM, system telefonicznej obsługi klienta, system bilingowy, system zarządzania kosztami projektów itp.
- Navigo enterprise
- Becomo.PORTAL
- Becomo.WORK
- Becomo.HR
- Becomo.SALES
- Becomo.CRM
- Becomo.DOKUMENT
- Becomo.WORKFLOW
Zadzwoń lub wypełnij formularz »